上司から議事録を取るように言われました。議事録の書き方やコツを教えてほしいです。
モノコト議事録を取る前に書き方やコツが分かっていると、議事録が見やすいものになるので紹介しますね。
このような方におすすめ
- 議事録の書き方がわからない
- 議事録がうまく書けない
- メモが追いつかなくて議事録が中途半端になる
- 議事録が上手な人のコツを教えてほしい
- 議事録のテンプレートが欲しい
上記のような方へ、議事録の書き方についてお答えします。
わたしはWeb業界で20数年、働いているモノコト（@monokoto68）です。
これまで様々なWebサイト制作に携わってきました。
会議も何千回と参加し、何千回と議事録を取ってきました。
そんな現役Webディレクターが実際に行っている議事録の書き方を教えます。
議事録の目的
議事録とは会議の内容を記録として残すことです。記録したものは参加者含め関係者に共有し、会議で決まったこと、課題が残ったことなどの認識を合わせることが目的です。
議事録の目的
- 決まったこと、決まらなかったことを明確にする
- 言った言わないを無くす
- 過去の議事録を振り返ることができる
モノコト会議が終わると、話した内容をすべて覚えていますか？大半はすぐに忘れてしまいますよね。
会議をしたことで満足してしまい、通常業務に戻ると会議内容をすっかり忘れてしまうことも。
会議自体が目的になっていませんか？
会議の内容を記録し、次回のアクションに向けて行動することで会議が成立します。
決定事項や残った課題、誰が何を行うのかを明確にするのが議事録です。
会議後の迅速なアクションに繋がりますので、必ず議事録を取るようにしましょう。
また、会議が行われて数ヶ月もすると、決定事項を確認・共有したにも関わらず、「あの件、どうなった？」となるものです。
議事録があると、読み返すことが可能になり、責任の所在もはっきりします。
議事録は、参加者の認識を合わせることが最大の目的です。
議事録は、プロジェクト終了後の納品物のひとつになることがあります。事前に確認しておきましょう。
議事録の書き方
議事録の書き方は、事前にフォーマットを用意しておきましょう。
フォーマットに沿って、議事録を書いていきます。
議事録の項目
- タイトル
- 開催日時
- 開催場所
- 参加者
- 議題
- 提出書類
- 内容
- 課題・宿題
- 次回開催日
事前に用意したフォーマットを用いて、会議中に記録を取っていきます。
会議中の会話をすべて記録する必要はありません。
重要なことをメモするようにしましょう。
何が重要か、要点がわかりにくくて、とりあえず全部メモってしまいます。
モノコトわかります。何が重要か判断がつないのは、事前準備が足りていないのかもしれません。
会議が始まるまでに、どんな内容で会議が行われ、何を決定する会議なのか、目的をしっかり把握しておくことです。
内容がわからないまま、会議に臨んでも何が重要か分からないですよね。
事前準備をしっかり行うことで、ポイントをしぼってメモを取ることができます。
議事録の形式は2パターン
議事録の形式は以下の2パターンあります。
議事録の形式
- 会話形式
- 箇条書き形式
会話形式
会話形式で内容をまとめた場合のメリット・デメリットは以下の通りです。
メリット
- 誰が何を言ったのかわかりやすい
- 雰囲気が伝わり、会議の内容を思い出しやすい
- 議事録を取る人が慣れていなくても書きやすい
デメリット
- 第三者には読みづらくわかりにくい
- 要点がまとまっていないことが多い
箇条書き形式
箇条書き形式で内容をまとめた場合のメリット・デメリットは以下の通りです。
メリット
- パッと見てを把握しやすい
- 要点だけ読むことができる
デメリット
- 誰が言ったかまでは記録していないことが多い
ビジネスで記録する場合は、箇条書きで書く方が多いですね。
会話形式と箇条書き形式でメリット・デメリットがあるため、必要に応じて使い分けて書くとよいでしょう。
議事録が上手い人が行っている8つのコツ
議事録のメモが追いつかなくて困っています。何か良い方法はありますか？
モノコト議事録が上手い人っていますよね？その人が行っているコツを紹介します。
議事録が上手い人の8つのコツ
- 会議前に今日の内容を予習しておき、自分の考えを持っておく
- 会議中にメモを取る
- 決定事項、持ち越し、宿題になったことは必ず書き留める
- 会議中に分からないことがあれば積極的に聞く
- フレームワークを使って、わかりやすく書く
- 会議終了時に決まったこと、決まらなかったことを再度、共有する
- ボイスメモ、画面録画をする
- 議事録はその日のうちに終わらせる
それぞれ、解説します。
①会議前に今日の内容を予習しておき、自分の考えを持っておく
議事録を取るのが上手い人は、事前準備をしっかりしています。
会議の目的、内容を把握し、自分事として捉えています。
内容を把握しているため、会話から要点を捉えてメモをとることができます。
どこか他人事であった場合には、内容も頭に入ってこず、会話をそのまま記述しかなく、次々に流れていく会話についていけなくなります。
会議の内容はあらかじめ配布されているアジェンダから準備をしておくとよいでしょう。
アジェンダについては、会議で使用する「アジェンダ」の書き方（作成例・テンプレートあり）をご覧ください。
②会議中にメモを取る
当然のことですが、会議中はメモを取りましょう。
会話を聞いているときは、「メモを取らなくても覚えているだろう」と思いがちです。
人はすぐに忘れてしまうものです。
必ずメモを取るようにしましょう。
③決定事項、持ち越し、宿題になったことは必ず書き留める
会話の中で以下のような言葉が出てきたら、必ずメモを取ってください。
- これで決まりですね
- 持ち帰らせていただきます
- 後日、検討します
決定したこと、決定せずに持ち越しとなったことを明確にしましょう。
いつ決定になったのか、検討するものはいつまでに誰が回答するのか、記録に残しておきましょう。
④会議中に分からないことがあれば積極的に聞く
会議中に聞き漏れたことや分からないことが出てくると思います。
そんなときは、遠慮なく聞いてください。
重要なことが聞き漏れてしまった、なんてことがないようにしましょう。
うやむやにせずにその場で解決しましょう。
とはいえ、立場上、なかなか聞き返せない場合は、同席している同じ社員の人に会議後に聞くこともあります。
⑤フレームワークを使って、わかりやすく書く
議事録をまとめるときに、文章のフレームワークを使うと読みやすく、わかりやすくなるのでおすすめです。
PREP法
- Point（結論）
- Reason（理由）
- Example（具体例）
- Point（結論）
PREP法とは、結論→理由→具体例→結論の順番で文章を書く方法です。
結論を先に書くことで、回りくどくならずに済みます。
結論は○○です。
なぜなら、○○だからです。
例えば、○○となります。
よって、結論は○○です。
また、5W1Hを意識して書くことも重要です。
⑥会議終了時に決まったこと、決まらなかったことを再度、共有する
会議も終了に近づくと、早く終わりたいと思っていませんか？
会議終了時に再度、今回の会議での決定事項、宿題を確認しましょう。
確認することで、相手方から「それで間違いありません」「○○が漏れてます」と反応をいただけます。
最後に確認したことが間違いなければ、議事録は半分できたと言っても過言ではありません。
⑦ボイスメモ、画面録画をする
長時間の会議や、内容が難しいものは、先方に了承を経て、リアルの会議であればボイスメモ、オンライン会議であれば画面録画をしましょう。
あとから見直せるため、非常に助かりますね。
⑧議事録はその日のうちに終わらせる
人はすぐに忘れてしまうものです。
会議終了後、すぐに議事録の作成にとりかかりましょう。
一日でも経過してしまうと、記憶が曖昧になります。
記憶がまだ鮮明なうちに議事録は終わらせましょう。
議事録のテンプレートをダウンロード
議事録のテンプレートを配布いたします。
このテンプレートに議事録を書き込んでいくと便利です。
ご活用ください。
まとめ：【テンプレートあり】議事録の書き方と上手い人の8つのコツとは？
議事録とは会議の内容を記録として残すことです。
記録したものは参加者含め関係者に共有し、会議で決まったこと、課題が残ったことなどの認識を合わせることが目的です。
議事録を書くのが上手い人の8つのコツは以下の通りです。
議事録が上手い人の8つのコツ
- 会議前に今日の内容を予習しておき、自分の考えを持っておく
- 会議中にメモを取る
- 決定事項、持ち越し、宿題になったことは必ず書き留める
- 会議中に分からないことがあれば積極的に聞く
- フレームワークを使って、わかりやすく書く
- 会議終了時に決まったこと、決まらなかったことを再度、共有する
- ボイスメモ、画面録画をする
- 議事録はその日のうちに終わらせる
ぜひ、実践して、上司や同僚に褒められる議事録を作成しましょう！
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