会議で使用する「アジェンダ」の書き方(作成例・テンプレートあり)

会議で使用する「アジェンダ」の書き方(作成例・テンプレートあり)
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会議のアジェンダを作成して!と言われて困っています。アジェンダの書き方はどうすれば?

モノコト

突然、アジェンダを用意しろと言われても戸惑いますよね。アジェンダの書き方について解説しますね。

アジェンダとは何か、アジェンダをどのように書けばよいか困っていませんか?

社内会議でもクライアントとの打ち合わせでもアジェンダによって会議の質が大きく変わります。

ぜひ、アジェンダの書き方を覚えて、有益な会議にしてください。

こんな方におすすめ

  • アジェンダとは何か知りたい方(アジェンダの意味)
  • 基本的なアジェンダの書き方を知りたい方
  • アジェンダのテンプレートが欲しい方

上記のような方に、アジェンダの書き方についてお答えします。

わたしはWeb業界で20数年、働いているモノコト(@monokoto68)です。
これまで様々なWebサイト制作に携わってきました。
そんな現役Webディレクターが実際に仕事で作成しているアジェンダを教えます。

目次

会議で使用する「アジェンダ」とは

アジェンダとは、一般的には「議題」とも呼ばれています。

アジェンダのポイント

会議で何を議論するのかを指し示す資料で、何のために会議が必要なのか、会議の目的を示すことで会議の話がブレることなくスムーズに進行できます。

アジェンダの質によって、会議の中身の充実度が変わってきます。

簡易的なミーティングでは必要ありませんが、キックオフミーティングや結論を出したいとき、目的がはっきりしている会議にはアジェンダが必須となります。

また、アジェンダは会議後の議事録のタタキとしても活用できるので、是非、会議の前に用意してください。

アジェンダの書き方(項目)

アジェンダって何を書けばよいのでしょうか。

モノコト

会議で何を話すのか、議題内容をリスト形式で書くことがアジェンダの作成目的となります。

主なアジェンダの項目

  1. 会議名・・・分かりやすいタイトルにする
  2. 開催日時・・・いつ何時に始まるのかを明記する
  3. 開催場所
  4. 参加者
  5. 目的・・・今回の会議の目的
  6. 議題内容(予定時間)・・・5つ程度にまとめるのが無難
  7. 配布資料

ポイントとなるのは目的を明確にすることです。

この会議で何を決めるのか、どうなればこの会議は成功と言えるのかの目的を決めておきましょう。

目的に向かって議論を進めていくのが会議です。

時間配分も重要です。

会議に集まっているスタッフの中には、時間がない中、参加している方もいます。

会議が何時に終わるのか分からないのは不安なものです。

各議題も予め時間を決めておくことで、集中して議論を行うことが可能になります。

あくまでも目安で問題ありません。

実際にアジェンダの作成例は以下の通りです。

アジェンダの作成例

Webサイトリニューアルに関する社内キックオフ<アジェンダ>

  • 開催日時:2022年11月7日(月)13:00~14:00
  • 開催場所:第1会議室(大阪)
  • 参加者:A、B、C、D、E、F
  • 目的:概要の共有及び各担当の作業範囲決め

配布資料:リニューアル提案資料/要件定義書(抜粋)/スケジュール表

<議題>

  1. 概要説明/10分
  2. 各担当対応範囲について/10分
  3. 各対応範囲の作業内容について/20分
  4. 今後のスケジュール/5分
  5. 質疑応答/15分
  6. その他/10分

以上

アジェンダのテンプレートはこちらからダウンロードすることができます。

※Googleドキュメントとなります

無料ダウンロード

アジェンダのテンプレートダウンロード(無料)/Googleドキュメント

→マイクロソフトのサイトにもテンプレートが用意されていますので、こちらも合わせてご覧ください。

アジェンダ利用のメリット

  • アジェンダに沿って進行するため、話がズレない
  • 事前にアジェンダを共有することで、各自が考えをまとめておくことができる

アジェンダに沿って進行するため、話がズレない

アジェンダに沿って、会議を進めることができますので大きく議論が外れることがありません。

時には議論が白熱し、時間がオーバーすることもあります。

話が議題から逸れて、違う方向に流れることもあります。

しかし、アジェンダがある限り、いつでも戻ってくることができます。

アジェンダに会議における目的が示されているため明確になります。

あたなが進行役なら、話が逸れたときには以下のように問いかけるのがよいでしょう。

モノコト

少し話が逸れたみたいです。その議題は次回にまわしますか?もう少し深堀りしますか?

モノコト

話を議題に戻しましょう。

など、今回の会議の目的を見失うことなく進行させることができます。

事前にアジェンダを共有することで、各自が考えをまとめておくことができる

会議を充実させるために、アジェンダは会議の前に各参加者に配布しておくことが大切です。

参加者は事前にもらったアジェンダに目を通し、自分なりの考えをまとめておくことができますので、会議が有意義なものになるでしょう。

当日の会議で何が話し合われるか、分かっている状態のため、議論も活性化することでしょう。

アジェンダを利用した会議の冒頭での話し方(参考例)

先日お送りしたアジェンダに沿って、お打ち合わせを進めさせていただきます。
本日の目的は、○○○を決定することになりますので、そのために検討すべき議題は3つございます。
それぞれの予定時間はアジェンダに記載の通りとなります。
では、始めに議題1について、説明させていただきます。

会議の冒頭でアジェンダを見ながら説明することで、目的を共有し、全体的に何が話し合われ、どれくらいの時間を予定しているのかがわかります。

アジェンダは会議をする上で、非常に有効なドキュメントになります。

まとめ:会議で使用する「アジェンダ」の書き方(作成例・テンプレートあり)

アジェンダの書き方は以下の項目を書いておけばよいのでしょうか。

  1. 会議名
  2. 開催日時
  3. 開催場所
  4. 参加者
  5. 目的
  6. 議題内容(予定時間)
  7. 配布資料

アジェンダがあれば、会議を落ち着いて、スムーズに進めることができます。

一回の会議で全てのことを議論する必要はありません。

話足りないことや新たな課題が見つかれば、次回、その議題について会議を開けばよいでしょう。

アジェンダを作成したものが、その会議を制することができます。

是非、アジェンダを作成して、充実した会議にしてください。

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